当前位置: 办公用品 > 办公常识 > 试论办公用品采购供应链管理问题研究

试论办公用品采购供应链管理问题研究

佰欣办公用品 / 2018-04-02

　　在事业单位成本支出中，办公用品采购支出为重要的组成部分。当前，事业单位正积极响应开源节流的号召，办公用品采购供应链管理应得到重视。在本文中，笔者就事业单位办公用品采购供应链管理中存在的问题进行研究，并提出提高办公用品采购供应链管理水平的有效措施。

　　在事业单位中，办公用品采购具有零散性大、频率高的特点。在没有引进办公用品采购系统的时候，事业单位中的各个部门分散进行办公用品采购，其自主联系供应商。随着办公用品采购的集中，事业单位的后勤管理效率得到显著提升。对于事业单位后勤管理来说，办公用品的集中采购带来诸多好处。以往事业单位的办公用品采购十分繁杂，且高度分散，价格居高不下，花费了大量的成本与精力。办公用品采购的统一能够有效地节约事业单位的人力与物力，为事业单位的高效办公提供必要的保障，极具现实意义。

　　办公用品采购供应链管理中存在的问题

　　一是订单处理方面存在的问题。在事业单位进行办公用品采购的过程中，采购人员采用的是传真确认订单的模式，这样尽管保证了订单信息的准确性，但是在操作上却非常繁琐。而且很多供应商未配置与事业单位EBP订购系统相吻合的接口，这导致供应商难以及时接收到订单，给后续的配货及运输工作带来影响。

　　二是配送方面存在的问题。办公用品具有一定特殊性，其内容非常琐碎，在配送过程中，出错率极高。

　　三是车队管理方面存在的问题。在办公类用品的配送过程中经常出现延误。

　　四是办公用品的储存方面存在的问题。很多供应商本身未设置大容量的仓库，当大批量采购的时候，其需要从其他仓库调配，供货时间得不到保障。

　　提高办公用品采购供应链管理水平的有效措施

　　一是供应商应做好电子产品目录的更新工作。在目录中，供应商应提供办公用品的详细情况，包括照片、型号与价格等，使得采购人员能够快速寻找到所需要采买办公用品的具体信息。供应商还应该及时将特价商品的信息传递给采买人员，这些信息可以以电子版的方式传递，提高信息传输效率。

　　二是供应商应与事业单位安装订货与配送系统，使得订单和配送的效率得以提升。

　　三是从实际情况来看，部分办公用品配送延误的现象时有发生。很多供应商表示并非所有的办公用品都会存储在库存中，构建大型仓库要耗费庞大的成本，并且承担商品积压的风险。也就是说，高库存能够有效减少商品供给不及时的情况，但是却要花费高昂的成本，这是当前供应商普遍面临的难题。办公用品品类非常多，只有确保库存合理，供应商才既节约成本，又能够满足事业单位的需求。供应商应与上下游企业保持良好的关系，与事业单位实现库存产品的联合管理，全面提高库存产品的周转率。从实际情况来看，供应商当前的库存管理机制不够先进，库存信息难以及时得到响应。很多库存管理中都运用了手工和电脑结合的办法，库存电脑是独立的，仅仅承担着数据存储的作用。针对此，供应商应积极与事业单位构建起有效的互动平台，实现办公用品的零库存与高效供货。在与供应商交流的过程中我们发现，其月度盘点的过程中，管理员大多打印出库存报表再和采购人员对账。由于采购种类多，对账工作的工作量非常庞大，很多情况下，采购人员只能够要求对账上没有出入就行，难以借助这些数据进行深入跟进分析。实际上，数据内蕴含的信息极为丰富，应当被有效利用。针对此，供应商应积极升级仓库管理系统，以此作为整个供应链管理的关键部分，并为此配置有效的软件及工具。在IT系统的作用下，库存产品能够被自动盘点。在事业单位的要求下，能够实现产品的定位，确保供货及时。事业单位可以借助供应商的营销活动，以更为优惠的价格采买到办公用品，实现成本的节约。

　　四是从理论上讲，供应链库存管理是依托于供应链而存在的，其目的是减少各种不确定性与降低成本。简单来说，库存的目的是为了防止缺货的情况出现。在看待库存的过程中应运用动态的角度，明确库存的流量状况。在衡量供应链管理水平的过程中，库存量的控制水平是非常重要的指标。在解决供应链库存问题的过程中，关键是解决库存周转率的问题，使得客户的满意度提升。仅仅借助实物是难以对库存进行有效控制的，应从预测与订单处理、双方的沟通与协作、配送等多方面入手，对整个供应链的资金流与现金流进行管理。从本质上讲，库存为客户需求在供应链中的体现。要想有效地控制库存，应从供应链的各个节点入手，而不单单从实物入手。只有这样做，事业单位才能够对应着供应商提供的电子目录下单，订单所包含的产品才能够及时配送到位。

　　对于事业单位而言,办公用品的采买效率直接影响到各个部门的办公效率。针对供应商配送不及时的问题，事业单位应与供应商加强协作，实现办公用品订单信息的高效传递。在此过程中，供应链上的各个节点应被有效优化，从而提高整个供应链的运作效率，满足事业单位的配送要求。

关键词：办公用品采购

推荐商品